Co člověk, to názor a také rozdílné nároky na pracovní prostředí. Každá společnost projde v zásadě určitou evolucí. Většina firem vznikne v kanceláři se židlí a stolem, maximálně přibyde v rohu rostlina. A to se týká i globálních společností, které začínaly ve sklepích a garážích. Ale za několik měsíců nebo let se z jedné židle a garáže stane prošívané klimatizované křeslo a mnohapatrová moderní prosklená kancelářská budova v centru města.
V době růstu firmy a rozšiřování kanceláří je nutné konzultovat pracovní prostor s designéry, architekty, ale také psychology a odborníky na pracovní prostředí.
Hledat souvislost mezi přestavbou kanceláře a zvýšením obratu firmy není jednoduché, změna pracovního prostředí se ale určitě promítne v myšlení zaměstnanců. Nové prostory, lokalita a kolegové s sebou většinou přinášejí nové myšlenky, nápady, způsoby práce a také nový pracovní rytmus.
Naše společnost prošla několika etapami, a když jsme přešli z garáže do velkých prosklených kanceláří, vybrali jsme formát pracovního uspořádání prostoru, který nejvíce vyhovuje jak zaměstnancům, tak jejich nadřízeným. A také charakteru naší práce. Pro rychlé sdílení informací, okamžité spojení mezi kolegy, dostatečný přehled o práci podřízených, ale i kvůli efektivnímu využití pracovního prostoru byl zvolen open space. Nutno podotknout, že pracujeme v oblasti bazénových a terasových zastřešení, kde každodenní telefonický styk manažerů se zákazníky a práce na nabídkách střídá pracovní výjezdy mimo kancelář. Kanceláře tak nabízely prostor pro střídání stolů několika manažery. Vyzkoušeli jsme tedy variantu, ve které více obchodníků sdílelo stůl podle svých časových dispozic. Tento způsob práce se nakonec neosvědčil, vzhledem k vysokým nárokům na vlastní organizaci a efektivitu práce. Obchodníci se musí přizpůsobovat svým zákazníkům, nikoli naopak a manažeři se dostávali do časové kolize, kdy se oba ocitli ve stejný čas nebo den v kanceláři. Pracovní prostředí ale neznamená pouze pracovní stůl, ale také vhodně zvolená malba, sladění designu a barvy nábytku, flora a dokonce i fauna, která návštěvníky spolehlivě zaujme, pohodlné a ergonomické pracovní židle, ventilace, klimatizace, bezkontaktní nabíječky, multifunkční tiskárny, dostatek nealkoholických nápojů na pracovišti zdarma a v neposlední řadě i čisté a voňavé toalety.
Na oddělené části kanceláří zkoušíme nové uspořádání našeho call centra, velmi důležité součásti každodenního businessu. To je uspořádáno do systému coworkingového centra – zjednodušeně řečeno se jedná o párové pracovní stanoviště pro dva zaměstnance, které se vyznačuje nízkými náklady na zřízení, okamžitým sdílením kontaktů a zkušeností, rychlým přenosem informací, kreativním mikroprostředím. Je ale nutné si nastavit pravidla k eliminaci rušivých aspektů a demotivaci.
Protože jsme společností s mezinárodním dosahem a často naši manažeři cestují po světě, využíváme také on-line kanceláří, které mohou vznikat dle potřeby kdekoli na světě a v případě potřeby mohou příležitostně vzniknout spontánní coworkingová minicentra v připravených a k tomuto účelu uzpůsobených prostorách k pronájmu v budovách, letištích, ale také lodích nebo speciálně upravených kupé vlaků.
Naše prostory se tedy nijak výrazně neliší od jiných moderních kancelářských budov, přesto jdeme v jedné věci dále. Uvolňujeme a ventilujeme napětí zaměstnanců kuřáků, které jsme vyřešili speciální kuřáckou zónou. I přes veškeré zákazy a vyhlášky, je kouření stále součástí života některých našich zaměstnanců a není jich málo. Týká se to všech pozic od dělníků po ředitele i majitele firmy Z toho vyplývá, že mezi kuřáky je mnoho potenciálu pro názory a nápady, které mohou firmě přinést inovace a růst. Běžná setkání a porady od sebe dělí někdy i několik týdnů, ale kuřáci se setkávají i několikrát denně. Mají čas si o věcech promluvit. Když kuřák řekne „Pojď na cigaretu“, vyzývá kolegu k diskuzi, při které může vyřešit pracovní problémy nebo se podělit o zajímavý nápad. Nejedná se o propagaci kouření, ale o reálnou situaci, kterou je možné využít v prospěch firmy. Pro velké budovy s mnoha zaměstnanci jsou nejlepší společná řešení. Není hezký pohled, pokud před budovou postávají kuřáci opření o sloupy a fasádu budovy a za špatného počasí se hloučky kuřáků krčí v rozích nebo stojí pod deštníky. Nedopalky jsou roztroušené kolem rozmístěných venkovních popelníků. To není ani hezký pohled, ale ani dobrou vizitkou firmy a sráží to kulturu prostředí. Proto jsme se jako firma specializující se na zastřešení začali touto otázkou zabývat. Vytvořili jsme první generaci zastřešení využívající kombinaci samostojných hliníkových konstrukcí a polykarbonátu, která řeší vymezení kuřáckého prostoru a zkulturnění prostředí jak pro kuřáky samotné, tak pro kolemjdoucí. Úspěšně jsme takovou kuřárnu otestovali ve firemním showroomu v Praze, kde doposud slouží právě k tomuto účelu. Nazvali jsme ji Smoke Island.
Možnosti, které zastřešení nabízí, jsou rozmanité. Zastřešení má uvnitř integrovanou sedačku, světla, stůl s popelníky, ventilátor a je uzamykatelné. Pravidelný úklid má na starosti úklidová firma, která funguje v každé budově. Uzamčení a otevření Smoke Islandu podle dohodnutého času obsluhuje ostraha budovy, která slouží 24 hodin denně. Kuřáci si spokojeně chodí sednout do svého prostoru a vedení firmy má vše pod kontrolou. Ale lze jít ještě dále. Do Smoke Islandu, pokud je rozměrově dostatečně upraven, lze instalovat například televizi vysílající reklamní sdělení nebo jiné informace určené zaměstnancům, stojan na literaturu a tisk, dále výdajový automat na kávu nebo svačinu, nebo dokonce pingpongový stůl či kulečník. Zámek dveří kuřárny může být přizpůsoben na čip, který identifikuje čas a číslo zaměstnance pro přehled stráveného času v kuřárně. Zesílený ventilátor s klimatizací umožňuje integraci Smoke Islandu nejen mimo budovu, ale pokud je ventilátor vybavený protizápachovým filtrem, může stát Smoke Island i uvnitř, což ocení především velké hotelové řetězce. Vybavení květinovou dekorací nebo jiným designovými prvky je samozřejmostí, stejně jako protisluneční clona a stínění nalepené na polykarbonátových výplních. Kamera typu „antivandal“ zajišťuje bezpečný provoz kuřárny, která je umístěna na méně viditelných místech. Na závěr zůstává otázka, na kolik chtějí firmy „svým“ kuřákům zpříjemňovat jejich zlozvyk, ale je potřeba vzít v úvahu, že kvůli práci mohou kouření omezit, ale pravděpodobně nepřestanou, tak proč neudělat ze slabosti přednost a nedat jim příležitost, aby je ve SMOKE ISLANDU při zamyšlení s cigaretou napadl nějaký nápad, který bude stát opravdu za to.
Mgr. Zdeněk Kohák, M.B.A., marketingový ředitel společnosti Alukov, globálního výrobce posuvných zastřešení