Sakrujete. Jste nespokojení. Podvědomě tušíte, že se začíná cosi dít. Občas byste počítač hodili z okna. Zuříte na ajťáka, že se fláká, místo aby věděl, co jako uživatel potřebujete. Spíláte programátorům, že zaspali nebo předběhli dobu. Firemnímu systému začínáte nedůvěřovat, protože vás párkrát vypekl. Nastává okamžik pravdy – bude potřeba něco udělat. Neumíte to definovat, jen to jaksi cítíte v kostech. Tajemný hlas vám našeptává, že se blíží průšvih. A vězte, že intuice má pravdu. O této pravdě je rozhovor s Ing. Michalem Vaněčkem, Ph.D., MBA, místopředsedou představenstva společnosti T-SOFT a.s.:
Vy jste mi vnutil takový strašný název článku! Copak se to nedá nazvat nějak slušně?
Dá se to nazvat slušně. Třeba optimalizační analýza, vstupní analýza, optimalizace informačního systému. Těch názvů můžeme tady spolu vymyslet třeba dvacet. Ale žádný z nich nevystihuje prostou podstatu problému.
A to?
A to, že máte bordel ve vašem IT, ve vašem informačním systému. Tedy, ne vy, určitě, ale obecně „zákazník“. A my že umíme ten problém odstranit a udělat pořádek.
A proč je to potřeba udělat? Třeba mi ten zažitý a letitý brajgl vyhovuje, jsem na něj zvyklá…
Je to o kvalitě. O kvalitě vaší práce, kvalitě vztahu se zákazníkem, kvalitě procesů ve firmě. Je to o tom, jak budete za pár let konkurenceschopní.
Nedílnou součástí kvality celé firmy je přece nastavení procesů a jejich správné fungování. A fungování procesů je dnes z 90 procent o informačním systému.
Ale jak já, dejme tomu, váš zákazník, vůbec poznám, že potřebuji, tedy, jaksi „uklidit“?
To máte tak. Když si novomanželé zařizují nový byt, který je úplně prázdný, tak je to všechno jednoduché. Stavíte na zelené louce, rozmýšlíte, co kde bude stát atakdále. Podobně to bylo tak někdy v polovině 90. let, když firmy i státní instituce začaly zavádět informační systémy. Jenomže si musíme uvědomit, že uplynulo přinejmenším dvacet let. A v domácnosti po dvaceti letech máte taky jiný stav, než když jste ji nadšeně zařizovali.
No a jak se to pozná? Tedy, jak se to pozná u informačního systému? Tím, že máme:
pocit, že dáváme moc peněz do IT
pocit, že IS je pomalý
pocit, že nám IS spíš přidělává práci
pocit, že máme moc „ajťáků“
pocit, že máme moc aplikací
pocit, že IT oddělení si žije svým životem a nedělá servis businessu
neurčitý pocit, že máme z IT divný pocit
pocit závislosti na dodavatelích
pocit, že nevíme… (to není neobvyklé – prostě vlastně zjišťujete, že nevíte, co si o vašem IT máte myslet)
Uživatelé si stěžují:
na chyby v datech,
na duplicitu dat a aplikací,
na ruční vyrábění reportů
Zákazníci si stěžují:
na pomalé vyřizování objednávek a reklamací
na chybná data v zákaznické aplikaci
na chybné faktury
To jsou jen některé příklady, jen zlomek!
Proč k takovým situacím vlastně dochází? Nedá se tomu vyhnout prozíravostí, pečlivostí?
Někde ne. Máte nadnárodní, celosvětové korporace, kde pobočky v jednotlivých zemích mají kus informačního systému z centrály, to jsou třeba staré terminálové systémy ze 70. let. K tomu si postupně přilepují další aplikace, které potřebují.
Pak není výjimkou, kdy obrovská firma, která sice šlape jako hodinky, je naprosto zoufalá ze svého IT, cpe do něj neskutečné peníze, má tolik „ajťáků“, že i pětina by byla moc. A je to časovaná bomba, jen otázka času, kdy se organizace pod všemi těmi přílepky a nadbytečnostmi zhroutí. Nebo nezhroutí, ale začne postupně ztrácet konkurenční výhodu.
Můžete uvést nějakou firmu jako příklad?
To samozřejmě nemůžu. Dělali jsme podobných debordelizací několik, ale jsme vázáni mlčenlivostí. Nikdo si nepřeje, aby se o podobných problémech vědělo. Někdy jsou ta zjištění skutečně hororová. A to i u firem, kde byste to vůbec nečekali.
A jak se tedy dělá takový úklid?
Obvykle se začíná (bohužel) úvodními pracemi zdarma. Zkrátka musíme strávit nějaký ten den u zákazníka a identifikovat, jaké jsou jeho bolesti, rozsah informačního systému, počty aplikací, náklady na IT. Na základě toho teprve vznikne nabídka na první fázi debordelizace. Ta spočívá v tom, že mluvíme s lidmi. S uživateli, ajťáky, lidmi z vedení. Využíváme různé metody komunikace a získávání informací, výjimkou není ani kooperace s externími psychology, pokud máme posoudit kompetentnost lidí na vedoucích pozicích.
A na základě hromady rozhovorů vznikne první obraz o tom, jak je vůbec IT vnímané, a naopak, jak IT vnímá potřeby businessu.
A co potom?
Potom se to celé začne rozplétat. Musí se udělat detailnější rozbor, jaké jsou ve firmě aplikace, které se používají, které se dublují. Kde se duplikují třeba zbytečně data apod. Do toho musíte zahrnout věci jednoduše dané, jako že třeba nějaký program je centrálně dán a nejede přes to vlak. A tady se vám po týdnech až měsících začne rýsovat řešení. Co se dá zjednodušit, co vyhodit, patří do toho samozřejmě i analýza procesů, které jsou aplikacemi podporovány. Abyste zefektivnili informační systém, musíte si být jisti, že neautomatizujete naprosto neefektivní procesy. Kromě toho někdy dojde i na personální výměnu. Když nastavíte novou, efektivní strategii IT, musíte mít k tomu i lidi, kteří ji dovedou dotáhnout do konce. Takže někdy sháníme zákazníkovi i nové pracovníky.
Ale to není asi úplně levná věc, takové gruntování.
Jak se to vezme. Řeknu vám úplně obecný příklad. Firma dává ročně do IT kolem 20 milionů. A vy jim za dva miliony poradíte, jak ušetřit ročně pět milionů. To se celkem vyplatí, co myslíte?
Samozřejmě garsonku uklidíte levněji než tříposchoďovou vilu. Záleží na velikosti firmy a rozsahu jejího IT. Ale máme na to promyšlenou metodiku, takže pracujeme tak efektivně, jak jen to jde.
Co ještě řešíte v rámci podobných projektů?
Třeba licenční čistotu. Dnes už není moc obvyklé, aby, zejména velké, solidní firmy, pracovaly s nelegálním software. Ale licenční politiky jsou často tak komplikované, že se mnozí dopouštějí nezákonností, a vůbec o tom nemají tušení. Interpretace některých licenčních ujednání je často nejednoznačná. I v tomto umíme pomoci – zanalyzovat aplikace z hlediska licenční čistoty a navrhnout optimální licenční schéma. Zkrátka poskytujeme zákazníkovi takový úklid domácnosti na klíč.
Asi si ne každý chce nechat uklidit. V čem je problém? Nebo to chtějí dnes naopak všichni?
Ti prozíraví a osvícení to začínají chtít. Snažit se musí vždy především nejvyšší vedení firmy. Někdy, a je to často, právě ono netuší nebo se obává položit si otázku „jak jsme na tom“. Neboť se mu obvykle od ajťáků dostane složité odpovědi, že „jsme na tom dobře a budeme ještě lépe, jen to bude chtít víc lidí“. A přitom se tomu dá, pokud jsou odvážní, napomoci debatou u stolu nad nějakými typickými scénáři, ale debatou, kde se sejdou opravdu všichni, co s tím mají do činění, tj. hlavně uživatelé. A IT si musí uvědomit, že je servisem pro business.
Takovým stavům se dá napomoci i realizací cvičení a nácviku nejrůznějších situací, na které máme taky sofistikované nástroje, ale to by bylo na samostatný rozhovor.
připravila redakce Fresh Time ve spolupráci se společností T-SOFT a.s.
Kontakt:
e-mail: vanecek@tsoft.cz
tel.: 603 426 225
www.tsoft.cz zzz